Gedragscodebeleid

Bij Nordicwise Limited (hierna te noemen 'Nordicwise', 'Lingvanex', 'wij', 'ons' of 'onze') is onze gedragscode integraal onderdeel van onze bedrijfsethiek, van toepassing op alle werknemers, contractanten en filialen. Deze code begeleidt professionele beslissingen en gedrag, in lijn met onze toewijding aan integriteit, vertrouwen en respect in alle zakelijke transacties. Het dient als een standaard voor intern gedrag en vormt onze interacties extern met klanten, partners en het publiek. De code stelt duidelijke professionele en ethische normen vast, cruciaal voor het behouden van onze reputatie, het ontwikkelen van innovatieve producten en het opbouwen van duurzame klantrelaties, zowel binnen als buiten onze werkplek.

Toepassingsgebied en toepasbaarheid

Dit privacybeleid is van toepassing op alle gebruikers van Lingvanex-services. We geven prioriteit aan toestemming van de gebruiker in onze gegevensverzamelingspraktijken, waarbij we ons uitsluitend richten op analytische gegevens. Deze aanpak zorgt ervoor dat gebruikers grondig worden geïnformeerd en uitdrukkelijk hebben ingestemd met de regels die het gebruik van hun gegevens regelen. Onze toewijding ligt in het handhaven van transparantie en het respecteren van gebruikersvoorkeuren in alle gegevensinteracties.

Informatieverzameling en aard van persoonsgegevens

Beleidsdekking

Dit beleid is universeel van toepassing binnen de organisatie en omvat alle personen in verschillende functies, waaronder:

• Vaste werknemers
• Deeltijdwerknemers
• Contractarbeiders
• Tijdelijk personeel

Daarnaast is het van toepassing op personen die in dienst zijn van:

• Zakelijke partners
• Verkopers

Toepasselijkheid van het beleid

• Werknemers en contractanten.Alle werknemers en contractanten moeten op de hoogte zijn van en zich houden aan de Gedragscode, zoals vastgelegd in hun arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst.
• Externe partijen.Aannemers, consultants en anderen die tijdelijk zijn ingehuurd om werk of diensten te verrichten, moeten zich houden aan de Code tijdens hun associatie met de organisatie. Schendingen van dit beleid door externe partijen kunnen leiden tot beëindiging van hun contractuele relatie.

Kernwaarden

• Integriteit en eerlijkheid.Handhaaf de hoogste eerlijkheid en ethische normen bij alle zakelijke activiteiten, zowel intern als extern.
• Rechtvaardigheid, respect en gelijkheid.Zorg voor een eerlijke behandeling, respect en gelijke kansen, waarbij diversiteit in alle activiteiten wordt omarmd.
• Professionaliteit en objectiviteit.Voer taken uit met onpartijdigheid en professionaliteit, waarbij prioriteit wordt gegeven aan de voordelen voor de organisatie en de belanghebbenden, terwijl belangenconflicten en externe conflicten worden vermeden.
• Verantwoording en transparantie.Wees verantwoordelijk voor acties, communiceer transparant en leg verantwoording af voor de gevolgen van beslissingen.
• Duurzaamheid en naleving.Voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten en streven naar duurzame, maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering.
• Hosting en backendinfrastructuur.Amazon Web Services (AWS), Hetzher, OVHcloud, Linode, Genezis Cloud, Scaleway: beheert diverse gegevenstypen.

Principes van professionele normen en taken bij Lingvanex

• Organisatieloyaliteit.Handhaaf de doelstellingen en waarden van Lingvanex bij alle acties en beslissingen.
• Klantgerichte excellentie.Overtref de verwachtingen van uw klant met een professionele, transparante en kwaliteitsgerichte service.
• Privacy en veiligheid.Bescherm gevoelige informatie en voldoe aan de wettelijke normen op het gebied van vertrouwelijkheid en organisatorische beveiliging.
• Professionele integriteit.Zorg voor integriteit door belangenconflicten te vermijden en zorg voor onpartijdige beslissingen zonder persoonlijk gewin.
• Positieve werkomgeving.Zorg voor een professionele, respectvolle sfeer, zonder discriminatie en intimidatie.
• Verantwoordingsplicht van werknemers.Neem uw persoonlijke verantwoordelijkheid, meld ethische zorgen en streef naar een hoogwaardige product- en servicelevering.

Naleving van wet- en regelgeving bij Lingvanex

• Juridische en ethische naleving.Verplichte naleving van alle relevante milieu-, veiligheids- en eerlijke handelswetten, evenals branchespecifieke regelgeving, wordt verwacht. Ethisch beheer van de producten, financiën en het publieke imago van het bedrijf is cruciaal.
• Naleving van internationale en nationale wetgeving.Houd u aan alle toepasselijke wetten en regels in elk werkgebied en zorg ervoor dat uw handelingen in overeenstemming zijn met de ethische en professionele normen van onze gedragscode.
• Richtlijnen en rapportage.Werknemers dienen bij twijfel advies in te winnen over naleving van de wet- en regelgeving of het beleid bij de aangewezen teams. Ook worden zij aangemoedigd om mogelijke schendingen van de wet- en regelgeving of ethische kwesties te melden.

Beleid inzake belangenconflicten bij Lingvanex

• Conflictvermijding.Werknemers moeten conflicten tussen persoonlijke belangen en taken van Lingvanex vermijden, inclusief compromitterende relaties of activiteiten.
• Conflicten melden.Eventuele feitelijke of potentiële belangenconflicten, waaronder financiële belangen of persoonlijke relaties die van invloed zijn op zakelijke beslissingen, moeten onmiddellijk worden bekendgemaakt.
• Conflictbeheersing.Pak ontstane conflicten aan met de nodige acties, en vraag om begeleiding van Compliance
• Verboden activiteiten.Het aangaan van conflicterende zakelijke relaties, het verkrijgen van persoonlijk voordeel uit zakelijke beslissingen en het accepteren van ongepaste geschenken van partners of concurrenten zijn verboden.
• Rapportageverantwoordelijkheid.Rapporteer conflicten schriftelijk aan supervisors voor passende escalatie. Niet-naleving kan leiden tot disciplinaire maatregelen.
• Richtlijnen voor onzekerheden.Raadpleeg de Compliance- of Juridische teams voor advies over mogelijke conflictsituaties.

Vertrouwelijkheidsbeleid bij Lingvanex

• Vertrouwelijkheidsbescherming.Essentieel om de vertrouwelijke gegevens van Lingvanex te beschermen, inclusief klantinformatie en intellectueel eigendom. Misbruik door werknemers of hun families is verboden.
• Vertrouwelijkheid van gegevens.Ons bedrijf hanteert een strikt beleid inzake vertrouwelijkheid van gegevens, waarbij we ons houden aan alle wettelijke en contractuele verplichtingen. Details over hoe we omgaan met klantgegevens vindt u in de Privacy Policy. Klantgegevens worden onder geen enkele omstandigheid gedeeld of bekendgemaakt.
• Beveiligingsnaleving.Veilig beheer van niet-openbare informatie is verplicht. Wij slaan onder geen beding de privévertaalgegevens van onze klanten op, delen deze niet en hebben er geen toegang toe.
• Informatiebeveiligingsplicht.Medewerkers moeten zich houden aan het informatiebeveiligingsbeleid van Lingvanex om ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens te voorkomen.
• Omgaan met insiderinformatie.Insiderinformatie mag niet worden misbruikt voor persoonlijk gewin of op onrechtmatige wijze worden bekendgemaakt.
• Rapportage en naleving.Meld schendingen van vertrouwelijkheid onmiddellijk. Niet-naleving kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder mogelijk ontslag.

Het beleid benadrukt de cruciale verantwoordelijkheid om de vertrouwelijkheid van informatie van cliënten, partners en interne partijen te handhaven. Openbaarmaking is alleen toegestaan ​​via de juiste kanalen of wettelijke vereisten.

Gedragsbeleid op de werkplek bij Lingvanex

• Bestrijding van pesterijen en discriminatie.Vastberaden streven naar een werkplek zonder intimidatie en discriminatie op basis van wettelijk beschermde kenmerken.
• Naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.Prioriteit geven aan de gezondheid en veiligheid van werknemers, waarbij de relevante voorschriften op het gebied van gezondheid op het werk en in het milieu worden nageleefd.
• Professioneel en ethisch gedrag.Bij Lingvanex is het handhaven van ethische normen en integriteit van groot belang. Alle werknemers, contractanten en partners zijn verantwoordelijk voor het melden van eventuele schendingen van onze gedragscode.

Beleid inzake het melden van onethisch gedrag en overtredingen bij Lingvanex

Bij Lingvanex is het handhaven van ethische normen en integriteit van groot belang. Alle werknemers, contractanten en partners zijn verantwoordelijk voor het melden van eventuele schendingen van onze gedragscode.

Rapportagerichtlijnen

• Vertrouwelijke rapportage:Er is een vertrouwelijk systeem opgezet, zodat u uw zorgen kunt uiten zonder angst voor represailles. Zo worden de identiteit van de melder en de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd.
• Aanmoediging om te melden:Alle medewerkers worden dringend verzocht om vermoedelijke overtredingen van de Code te melden, ongeacht de ernst ervan, om de activiteiten en reputatie van het bedrijf te beschermen.
• Objectief onderzoek:Meldingen worden onmiddellijk en onpartijdig onderzocht om een ​​grondig begrip en een passende reactie te garanderen.

Disciplinaire maatregelen voor schendingen van de gedragscode bij Lingvanex

Disciplinaire maatregelen

• Formele berisping
• Degradatie
• Oponthoud
• Beëindiging
• Vermindering of intrekking van de uitkering
• Juridische stappen bij ernstige overtredingen zoals corruptie of diefstal

Voorbeelden van overtredingen

• Grof wangedrag
• Geheimhouding van belangenconflicten
• Insubordinatie of illegale stakingsdeelname.
• Agressief gedrag tegenover collega's
• Schade aan bedrijfseigendommen
• Crimineel gedrag
• Inbreuken op de vertrouwelijkheid
• Werkgelegenheidscontroles niet-naleving.
• Aanhoudende te laatkoming of verwaarlozing van plichten

Rapportage- en onderzoeksproces

• Verplichte melding van overtredingen van de Code
• Objectieve onderzoeken van rapporten
• Bij bevestigde overtredingen worden overeenkomstige disciplinaire maatregelen genomen

Vertrouwelijkheidsbeleid bij Lingvanex

Beheer van bedrijfsactiva en financiële verantwoordelijkheid

Bij Lingvanex wordt onze toewijding aan excellentie weerspiegeld in ons beleid dat zowel het gebruik van bedrijfseigendommen als het beheer van financiële middelen regelt. Dit uitgebreide beleid omvat:

Doel van gegevensverzameling

Van werknemers en contractanten wordt verwacht dat zij alle bedrijfseigendommen, tastbaar en ontastbaar, met de grootste zorg behandelen. Dit omvat:

• Voorkom misbruik van bedrijfsapparatuur.
• Respect hebben voor immateriële activa zoals handelsmerken, auteursrechten, informatie, rapporten en ander eigendomsmateriaal, en deze op verantwoorde wijze en uitsluitend voor de aangegeven taken gebruiken.
• Bescherming van bedrijfsfaciliteiten en fysieke activa tegen schade en vandalisme.

Financiële integriteit en verantwoording

De integriteit van financiële transacties is van het grootste belang en vereist:

• Wij streven naar nauwkeurige, volledige financiële verslaglegging, waarbij we ons houden aan de geaccepteerde boekhoudprincipes en wettelijke voorschriften.
• Verantwoord beheer van de fondsen en middelen van het bedrijf, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle uitgaven en financiële gegevens het hoogste niveau van integriteit behouden.
• Zorgvuldige interne auditprocessen om financiële transacties nauwkeurig weer te geven. Elke opzettelijke verkeerde voorstelling van zaken in financiële rapporten is een ernstige overtreding, met mogelijke juridische gevolgen.
• Van werknemers wordt verwacht dat zij de financiële ethiek van Lingvanex in alle aspecten van hun werk naleven, inclusief het inhuren van leveranciers, uitgaven en contractuele overeenkomsten. Zo zorgen zij ervoor dat de genomen beslissingen in het beste financiële belang van het bedrijf zijn.

Verantwoord gebruik van sociale media

• Werknemers moeten de waarden van Lingvanex op sociale media positief uitstralen en ervoor zorgen dat hun onlinegedrag het imago van het bedrijf hoog houdt.
• Vermijd het delen van vertrouwelijke Lingvanex-informatie op sociale platforms.
• Houd er rekening mee dat onlineactiviteiten de reputatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden.
• Alleen geautoriseerd personeel mag namens Lingvanex openbare communicatie voeren op sociale media.

Geschenken en anti-omkopingsnormen

• Strikt verbod op elke vorm van omkoping, inclusief het aanbieden, ontvangen of faciliteren van steekpenningen op welke manier dan ook.
• Bij het accepteren van geschenken is een zorgvuldige afweging vereist. Er moet worden gewaarborgd dat deze geen invloed hebben of de schijn wekken dat ze invloed hebben op zakelijke beslissingen.
• Om transparantie en ethische normen te handhaven, is het verplicht om elk aanbod van steekpenningen of ongepaste geschenken onmiddellijk te melden.

Ethisch gebruik van arbeidsvoorwaarden

• Werknemers worden aangemoedigd om hun arbeidsvoorwaarden, waaronder vrije tijd, op een verantwoorde en ethische manier te gebruiken, ter ondersteuning van hun welzijn en productiviteit.
• Misbruik of verkeerd gebruik van arbeidsvoorwaarden, zoals frauduleuze claims of het uitbuiten van voordelen, is ten strengste verboden.
• Voor vragen of verduidelijkingen over het gebruik van secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen werknemers contact opnemen met het Human Resources-team of hun managers.

Dubbel dienstverband bij Lingvanex

• Werknemers van Lingvanex moeten vooraf toestemming krijgen van de directeur van het bedrijf voordat ze een externe baan of freelancefuncties aanvaarden.
• De directeur van het bedrijf moet voor alle externe verplichtingen toestemming vragen aan de Raad van Bestuur. Zo wordt transparantie gewaarborgd en worden conflicten vermeden.
• Werknemers die twijfelen over mogelijke externe rollen, kunnen het beste contact opnemen met hun leidinggevende of HR voor advies.

Regelmatige updates en trainingen

• Werknemers moeten de Gedragscode volledig begrijpen en naleven. Dit is een fundamentele verantwoordelijkheid van hun werkgever.
• Er worden regelmatig trainingssessies georganiseerd om ethische normen te versterken en om u te informeren over beleids- of juridische updates.
• De gedragscode wordt regelmatig herzien en bijgewerkt om deze in lijn te houden met wijzigingen in de sector en de wetgeving.